Mahnlauf

Schlüsselpunkte

• Dieses Tutorial erklärt, wie man in Lobo Mahnungen erstellt, indem man unbezahlte Rechnungen überprüft, einen Mahnlauf einrichtet und Zahlungserinnerungen generiert.
• Benutzer können Mahnungen archivieren, um sie zu drucken und zu versenden, oder Einstellungen konfigurieren, um sie per E-Mail zu versenden.
• Voraussetzung: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie bereits Mahnstufen eingerichtet haben.
• Der Mahnprozess ist in 4 Schritte unterteilt:
  • Einen neuen Mahnlauf erstellen
  • Mahnungen aus den Mahnentwürfen erstellen
  • Die Mahnungen aus dem Postausgang senden
  • Ein Mahnarchiv erstellen (drucken und Mahnungen per Post versenden)

Transkript

In diesem Video schauen wir uns an, wie wir Mahnungen erstellen können. Als Voraussetzung dafür müssen bereits Mahnstufen eingerichtet sein. Wie man das macht, erkläre ich in einem separaten Video. In diesem Beispiel gehe ich davon aus, dass Zahlungserinnerungen, erste Mahnung, letzte Mahnung und Inkassoaufstellung bereits erstellt sind.

Mein nächster Blick geht zu den Rechnungen,Ansicht > Rechnungen > Rechnungen und hier habe ich 1, 2, 3, 4, 5, 6 Rechnungen, die hier als überfällig markiert sind. Ich werde vielleicht jetzt eine einzelne, zum Beispiel die hier als bezahlt markieren und diese vielleicht auch noch. Das heißt wir haben dann insgesamt noch vier Rechnungen, die offen sind. Auf dieser Basis wechsle ich jetzt in das Mahnwesen. Das heißt, ich habe mein Konto geprüft. und weiß, vier Rechnungen sind offen, für die mache ich Mahnungen erstellen. Dann gehe ich hier bei Mahnlauf auf Neu Datensätze und kann hier einen Zeitraum, und zwar den Fälligkeitszeitraum, einstellen.

Das heißt, ich sage hier, ich mag alle Rechnungen die seit 01.10. bis heute fällig sind, oder vielleicht machen wir sicherheitshalber bis 21., eine Mahnung erstellen. Ich sehe gleich es sind vier Rechnungen mit dem Gesamtbetrag offen. Und ich kann sagen, Valutadatum also das Datum, an dem ich das Konto geprüft habe, ist gestern. Und die Zahlungsfrist für die Mahnungen ist der 02.03.

Gut, wenn ich hier auf Erstellen gehe, wird mir jetzt ein neuer Mahnlauf erstellt mit genau diesen Daten. Und ich sehe, es gibt hier drei Mahnentwürfe. Die schaue ich mir gleich einmal an. Und kann hier jetzt auch noch die einzelnen Posten anschauen, das heißt z.B. bei diesem Kunden groupnet sind zwei Rechnungen offen und ich kann mir auch eine Vorschau der Mahnung anzeigen aber generell will ich all diese Mahnentwürfe jetzt erstellen, das heißt ich markiere alle und sage Mahnungen erstellen.

Weil diese Rechnungen zum ersten Mal gemahnt werden, sind sie in der ersten Stufe Zahlungserinnerung. Das heißt schauen wir uns an wie so eine Mahnung zum Beispiel oder in dem Fall eine Zahlungserinnerung ausschaut also in einem PDF. Da sieht man eben Zahlungserinnerung, der eingestellte Text aus der Mahnstufe und man sieht auch, dass hier das Datum eingesetzt ist mit der Übersicht und bis wann es zu zahlen ist.

Der nächste Schritt wäre dann, diese Mahnungen zu versenden. In unserem Fall gibt es nur einen Kunden der den elektronischen Mahnungsversand hat. Das heißt, ich könnte jetzt hier… Das war jetzt vielleicht ein bisschen schnell. Hier bin ich noch in den Mahnungen und ich sehe eine Ungesendete nach dem Postausgang, wechsle dorthin markiere dann wieder alle E-Mail-Ausgänge und sage Nachricht senden und dann werden die Mahnungen an die Kunden gesendet Zurück zu den Mahnungen.

Der nächste Schritt wäre dann ein Mahnarchiv zu erstellen und das kennt man schon von den Rechnungen. In diesem Mahnarchiv das ist dann eine ZIP-Datei und in dieser ZIP-Datei finde ich dann gesammelt alle Mahnungen als PDF. Das heißt ich kann hier… Schauen wir uns das kurz an, habe ich diese drei Mahnungen, wobei ich sehe, eine ist ja per E-Mail versendet worden, die anderen mit SMS, Mail, habe ich hier in einem PDF, die kann ich mir ausdrucken und per Post versenden.

Ob für den Kunden eine elektronische oder eine ausgedruckte Mahnung erstellt wird, das kann ich bei den Kunden einstellen Das heißt Zum Beispiel bei diesem Kunden habe ich gesetzt, dass die Mahnung nicht per E-Mail gesendet werden soll. Sobald ich das setze, würde eben die Mahnung per E-Mail erstellt werden.

Wieder zurück zu unserem Mahnsystem. Ich habe meinen Mahnlauf jetzt erfolgreich abgeschlossen. Und prüfe in zwei Wochen wieder, das heißt wir spulen vor zwei Wochen, schauen wieder in den Rechnungen nach, sehen, diese, sagen wir, der Mahnung war erfolgreich und dieser Kunde hat jetzt auch noch gezahlt und dieser auch noch.

Das heißt wir haben nunmehr zwei offene Rechnungen und gehen jetzt wieder in unser Mahnwesen, erstellen einen neuen Mahnlauf, wählen wieder den selben Zeitraum, also 01.10.2021 und sehen hier, dass jetzt eben nur mehr zwei Rechnungen offen sind. Und ich klicke erstellen, es gibt einen neuen Mahnlauf, den wähle ich hier bei den Mahnentwürfen aus.

Aus irgendeinem Grund… Mag ich den “Graz Tourismus” nicht noch mal nerven, weil den habe ich eh angerufen nicht mehr ganz sicher versprochen, dass es zahlt, also werde ich nur die Firma groupnet mahnen. Ich kann die auch hier einzeln erstellen, diese Mahnung. Ich kann hier eben eine Mahnung erstellen, habe diese jetzt im Mahnung und wir sehen, weil diese Kunde schon einmal eine Zahlungserinnerung enthalten.

Entfällt diese Mahnung auf die nächste Mahnstufe. Also wir erinnern uns, die Mahnstufen sind Zahlungsrunden erster Mahnung. Das heißt, wenn ein Kunde für dieselbe Rechnung ein weiteres Mal gemahnt wird, dann springt da eine Mahnstufe höher. Das heißt, in dem Fall schaut das PDF, Dann eben entsprechend den Settings aus, da steht jetzt erste Mahnung und wir haben jetzt keine Texte gesetzt, aber entsprechend würde das dann, wenn ich den jetzt nochmal mahne, die Mahnstufe immer weiter eskalieren, allerdings eben nur für die Kunden, das heißt, wenn ein Kunde eine neue Rechnung hat, dann wäre der diesmal noch in der Zahlungserinnerung Finally würden wir hier jetzt wieder noch ein Mahnarchiv erstellen und diese offene Mahnung aussenden und hätten damit unser offenes Postenmanagement erledigt.

Danke fürs Zuschauen. Bis bald.